Hackathonissa ideoitiin ratkaisuja työympäristöjen kuumimpiin
kysymyksiin

Kuinka saada työntekijät takaisin toimistolle ja miten parantaa työntekijäkokemusta?

Pandemia-aika pakotti organisaatiot digiloikkaan, mikä tehosti työprosesseja suuresti. Pitkään jatkunut
yhtäjaksoinen etätyöskentelyn muutti monien arkirutiineja niin hyvässä kuin pahassa, ja nyt sen tuomat
haittavaikutukset ovat alkaneet korostua hybridityössä.

Lisääntynyt vapaus ja joustavuus ovat tärkeitä parannuksia aiempaan. Kuitenkin, jos toimistolla
käymättömyys korreloi voimakkaasti työmatkan pituuden kanssa, herää kysymys, ovatko prioriteetit
kunnossa organisaation ja tiimien edun kanssa. Kulttuuri ja yhteisöllisyys syntyvät kohtaamisissa, joiden
laatu on lähityössä parempi. Vastaavasti tiedon ja osaamisen jakaminen, uuden innovointi sekä hyvinvointi
kukoistavat yhteisissä toimistokohtaamisissa.

Työympäristöt ovat palanneet, mutta eivät samanlaisina kuin aiemmin. Kohtaamisia ja yhteistyötä
korostetaan, mutta käyttöasteet ovat vielä maltillisia (erityisesti maanantaisin ja perjantaisin). Ihmisten
tunne tilasta ja työntekemisestä on muuttunut, ja monet ovat alttiimpia häiriöille. Työympäristön pitää
palvella laajasti eri työtehtäviä ja tukea erityisesti myös palautumista ja hyvinvointia. Erityisen tärkeää
hybridityön onnistumisessa on työntekijäkokemuksen jatkuva kehittäminen.

Lähtökohtana on työpäiväkokemuksen mallintaminen, jossa työkaluina ovat mm. havainnointi, kyselyt ja
työpajat. Keskeistä on tunnistaa eri käyttäjätyypit työn luonteen mukaan. Käyttäjäkokemustiedon lähteitä
ovat mm. ryhmä- ja tiimihaastattelut, työpajat sekä eri järjestelmistä saatava tieto (esim. sensorit ja
työympäristösovellukset). Ideana nousi esille ”Työpäivä-score”, joka mittaa käyttäjän kokemusta siitä,
miten toimisto tukee hänen työskentelyään.

Kiinteistön omistajien toimenpiteinä korostettiin laadukkaan palveluympäristön kehittämistä ymmärtäen
samalla organisaatioiden tarpeita ja toimintakulttuuria. Näkökulmina nostettiin esille käyttäjäpolun
tukeminen, ekosysteemiajattelu sekä tiimi- ja hybriditilojen kehittäminen. Lisäksi korostettiin toimenpiteitä
hyvinvoinnin, vastuullisuuden ja kierrätyksen tukemiseksi, josta nousi esimerkkinä työmatkaliikkumisen
tukeminen (pyyhepalvelu, sosiaalitilat ja omat kaapit). Ideana nousi myös esille ”Tech labit”, joissa
käyttäjäorganisaatiot voivat kokeilla ja kartoittaa uusien teknologioiden mahdollisuuksia.

Hiljaista tietoa eteenpäin – vastuu sekä yksilöillä että tiimeillä!

Hackathonissa pohdittiin myös hiljaisen tiedon siirtymistä pandemian jälkeisessä ajassa. Kun töitä tehdään
eri paikoissa, hiljaisen tiedon siirtyminen on aiempaa haastavampaa. Vastuu tiedon levittämisestä on sekä
tiimeillä että yksilöillä. Organisaatiossa olevalle tiedonjaolle pitäisi olla tarkoituksenmukainen paikka, josta
jokainen sen voi löytää.

Tiimitasolla ongelmaa voi ratkoa erilaisten analyysimenetelmien avulla. Esimerkiksi tiimien osaamisen
riskianalyysillä voidaan selvittää, millaista piilossakin olevaa tietoa tiimeissä asuu. Tällaista piilossa olevaa
tietoa voi kartoittaa esimerkiksi niin, että pyytää jokaista työntekijää listaamaan kolme sellaista asiaa, jotka
hän tietää. Yksilötasolla puolestaan äärimmäisen tärkeitä ominaisuuksia ovat sekä halu jakaa tietoa että
uskallus kysyä, kun ei tiedä. Työntekijöiden kannustaminen tällaisen toiminnan automatisointiin onnistuu
esimerkiksi kysymysformaatin avulla: istutaan viikoittain yhdessä alas, ja jokainen jakaa jotakin siitä, mitä
uutta juuri sen viikon aikana on oppinut tai mistä on saanut kehuja.

Kolmantena konkreettisena ideana ehdotettiin osaamismatriisia. Jokainen työntekijä laittaisi oman
osaamisensa nelikentälle. Nelikentän akseleina toimivat ”tätä osaan”–”tätä en osaa” ja ”tätä haluan
tehdä”–”tätä en halua tehdä”. Osaamismatriisin avulla saadaan selville, millaista mahdollisesti piilossa
olevaa osaamista työyhteisössä on ja millaisia asioita haluttaisiin oppia.

Käyttäjätietoa mittaamalla tyytyväiset työntekijät ja toimivat tilat

Oikeiden asioiden mittaamisella on tärkeä rooli käyttäjäkokemuksen parantamisessa ja esimerkiksi siinä,
miten työpaikalle paluusta saadaan mahdollisimman houkuttelevaa. Avainteemoiksi nostettiin työpaikan
saavutettavuus, tilojen toimivuus sekä työntekijöiden tyytyväisyys. Saavutettavuuden lisäksi kattavat
palvelut ja ympäröivä palvelurakenne ovat merkittävä osa työntekijöiden sujuvaa arkea.

Toimiston fyysiset olosuhteet – kuten lämpötila, akustiikka ja ergonomia – ovat myös tärkeässä roolissa.
Osa mitattavista asioista voi olla hyvinkin subjektiivisia, sillä eri työntekijöille sopivat erilaiset
työskentelyolosuhteet. Juuri tällaisia työhyvinvointiin liittyviä kysymyksiä voi kyselyin ja mittauksin selvittää
helposti.

Nykyiset työympäristösovellukset kattavat pääosin keskeisiä työntekijäkokemuksen osa-alueita. Erityisesti
korostettiin ”tilavarausten Tinderiä”, jonka avulla näkee helposti, ovatko lähimmät työkaverit samaan
aikaan työpaikalla, ja millaisissa paikoissa pääsee työskentelemään. Kuten tapahtumassa todettiin:
”Loppujen lopuksi kyse on tunnetilasta. Kun on hyvä työntekijäporukka koossa, töiden tekeminen on sekä
hauskaa että tuottavaa.”

Mikko Östring

Artikkeli on julkaistu Kiinteistönomistajat ja rakennuttajat Rakli ry:n verkkosivuilla 16.9.2022